Herramientas prácticas para la oficina

1.     El manejo del teléfono

2.     El teléfono es el medio de entrar a una empresa quedándose afuera.

3.     La personalidad telefónica de la secretaria tiene que ir "amasada" con cortesía y eficiencia"

4.     El teléfono bien usado puede ser el mejor amigo; mal usado, puede convertirse en el peor enemigo. Las normas más elementales le son conocidas.

5.     Al llamar: identificar claramente a la persona o institución con quien desea comunicarse, y a su propio jefe, empresa o ambos. Si le toca dar un nombre de difícil y rara pronunciación, deletreélo... al responder: mencionar el nombre de la empresa seguido de un saludo: Buenos días o noches.

6.     Al solicitarle la comunicación con la persona "equis", preguntar de parte de quién, y luego para qué asunto.

7.     Si está en su mano dar solución al asunto, déla. Si no está la persona buscada, pedir rerefencias de la persona que llama para poder comunicarse luego.

8.     Cuando la llamada es de larga distancia, dado que las conferencias son caras, ir al grano, y en ningún caso hacer esperar demasiado al interlocutor.

9.     En todo momento se imponen:

10.  La amabilidad, combinando una actitud amistosa y ejecutiva al mismo tiempo;

11.  La claridad, sin prisas, en las informaciones y explicaciones;

12.  La hábil discriminación de los importante y urgente frente a lo secundario

Comunicación: importancia, proceso y modelo

Comunicar viene del latín "comunicarse" significa: poner en común. La comunicación es la transmisión de ideas y sentimientos ente dos o más personas.

Así pues, comunicarse es compartir experiencias, estar en relación, sentir emociones y hacer que otros las sientan, entender y ser entendido, dar y recibir conocimientos, provocar cambios, cambios modificar conductas en los demás y ser uno mismo. Comunicar no es sólo emitir mensajes, es sobre todo el acto de provocar respuestas. Para que exista la comunicación es preciso que ésta sea en dos sentidos: es decir, que cuando una persona envíe un mensaje, al recibirlo la otra dé a su vez respuesta: es decir establecer un diálogo. Cuando el diálogo no existe, no podemos hablar de verdadera comunicación. Por lo anterior, podemos considera que el propósito fundamental de la comunicación es lograr el conocimiento y la comprensión del hombre por el hombre.

Desarrollo y superación personal

Observa la naturaleza, su ley es el crecimiento y el desarrollo: todo organismo es una madeja de potencialidades que paulatinamente se van actualizando. Aunque también hay el más y el menos, en un lugar se siembran 30 arbolitos iguales y al cabo de cinco años ya no son iguales. Los grupos humanos progresan, pero cada uno por sus carriles y a su manera. La creatividad que es cambio, crecimiento y progreso, es uno de los rasgos más típicos del hombre.

1.     Obsérvate también a ti misma, es normal que quieras ascender y triunfar, y es normal que te de tristeza pensar que una recién llegada sea promovida al puesto superior, que queda o quedará vacante.

2.     Recuerda que no vives sola como una isla, sólo para ti, tu vida, buena o mala, afecta a otras personas, triunfas para ti y para otros.

3.     El crecer y fructificar no sólo es un derecho; es también un deber para con los tuyos, para con tu país y para contigo misma.

4.     ¿Porqué tardas en agasajarte con la vivencia del éxito?

5.     La vida es demasiado corta para no vivirla exitosamente.

Pautas inspiradoras para superación personal y el éxito:

• Cultiva el orden y la disciplina en el uso de tu tiempo, de tus cosas y de tu dinero
• Intensifica tu deseo de colaborar y tu capacidad de integrarte en equipos
• Fomenta tu iniciativa y creatividad.

La relación con los compañeros

La secretaria del jefe ocupa un cargo relevante dentro del organigrama de la empresa, de modo que debe mantener buenas relaciones con los compañeros y crear lazos de camaradería y colaboración. Debe adoptar, pues, una actitud afable y crear los vínculos necesarios, evitando los excesos de confianza. Para ello es necesario que haya un espíritu de colaboración y una perfecta convivencia. No puede aprovecharse de su condición para descargar su trabajo en terceras personas. Antes, al contrario, debe colaborar espontáneamente con los compañeros de trabajo en caso de que se encuentren en alguna dificultad.

Ser la secretaria del jefe no da derecho a tratar con superioridad y soberbia al resto de los colegas. Siempre consigue mayor colaboración quien se muestra paciente, cortés, amable y sonriente.

La secretaria es la intermediaria ideal con los inferiores jerárquicos del jefe, por lo tanto debe trasmitir todos los mensajes sin mezclar ningún tipo de simpatía o antipatía personal y guardar para sí cualquier tipo de confidencia que le haya hecho su jefe acerca de ellos, aunque sea positiva.

Relaciones laborales y externas con el Jefe

El respeto y el entendimiento deben ser mutuos. En la secretaria deben primar la seriedad, el respeto y el cumplimiento de las tareas que su superior le encomiende.

La secretaria tendrá que establecer con su jefe una relación de colaboración positiva y afrontarla con entusiasmo y convicción, pues no deberá olvidar que su primera y principal función es la atención y ayuda a su jefe en el trabajo. Debe acostumbrarse lo más pronto posible a sus hábitos y métodos de trabajo y aceptarlos sin discusión. De la misma forma debe aceptar su carácter, aunque éste no sea fácil siempre, recordando que la forma de evitar posibles tensiones es actuando con cortesía y paciencia.

En cuanto al tratamiento, cuando se dirige a su jefe, lo hará tratándolo de usted, aunque él la tutee. La secretaria nunca se debe tomar excesivas confianzas con su jefe.

Relaciones Externas con el jefe

Con la familia y los amigos de su jefe, la secretaria deberá usar toda su diplomacia. En ocasiones, además de las relaciones con él, deberá tratar con sus familiares, su esposa, sus hijos, sus amigos, etc. Su superior vive entre dos ambientes que ha de saber diferenciar: el privado y el profesional.

Consejos para el uso del teléfono

Al levantar el auricular debe dar el nombre de la empresa, saludar con corrección a su interlocutor y solicitar de él que se identifique y diga con quién desea hablar. Si no está el destinatario de la comunicación, inmediatamente tomará nota del mensaje para entregarlo con posterioridad. Si pasa la llamada pondrá al destinatario en antecedentes de quién telefonea y el asunto por el que lo hace.

El hecho de que al teléfono no la vean, no justifica que la secretaria descuide las formas. Debe mantenerse erguida al hablar y acompañar la facilidad de palabras con el timbre y el tono de voz. Este debe ser agradable, con una correcta dicción, sin elevar el tono jamás. Los detalles ínfimos son percibidos por el subconsciente del interlocutor y registrados como significativos.

Debe concentrarse en la llamada y no tapar el aparato telefónico si tiene que comunicar algo a una segunda persona. El buen humor es importante pues la persona que está al otro lado del hilo telefónico lo percibe. Hay que evitar exageraciones, expresiones ininteligibles, así como ruidos innecesarios. Deben utilizarse las palabras adecuadas y con propiedad.

La Secretaria y su relación con el teléfono.

Características de la secretaria ideal

Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación, lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía.

CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad, adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.

ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales.

RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad.