Oración de la Secretaría

Dame, ¡oh Señor!

La paciencia de Job.

La sabiduría de Salomón.

La discreción de María.

La lealtad de Juan Apóstol.

La hacendosidad de Martha.

Haz:

Que me despierte cada mañana con una amplia

sonrisa, dispuesta a comprender el mundo entero.

Que no me llamen sólo los trabajos fáciles, pues

es tan satisfactorio hacer lo que otros esquivan.

Permíteme ser:

Activa, sin ser llamativa.

Recatada, sin ser mojigata.

Correcta, sin ser altiva.

Elegante, sin llegar a la exageración.

Te doy gracias Señor por haberme

colocado en este trabajo donde puedo

ganar el pan de cada día, sirviéndote

a ti, a mi prójimo, a mi empresa y a mi patria.

Decálogo del ahorro del tiempo al Jefe

1. Avisarle con suficiente antelación de sus obligaciones diarias y semanales.

2.   Anotarle en su agenda de mesa todas las reuniones o despachos que tenga en la semana o el mes.

3.   Realizar un exhaustivo seguimiento y cumplimiento de las tareas que el jefe le haya  encomendado.

4.   Seleccionar cuidadosamente las llamadas telefónicas y las visitas, actuando a modo de eficaz filtro.

5.   Clasificar y ordenar la correspondencia por categorías, entregando sin demora al superior aquellas cartas que requieran su atención personalizada.

6.   Ser moderada en los momentos de tensión, tratar de tranquilizar al superior y resolver con diligencia y prontitud cualquier contratiempo que se le pueda presentar.

7.   Tener iniciativa para solventar problemas de poca entidad, sin tener que acudir  constantemente al jefe.

8.   Estar siempre informada de dónde se encuentra el jefe, para poder localizarlo en caso necesario.

9.   Tener al día el archivo. En cualquier momento el jefe puede precisar un documento.

10.    Saber utilizar todos los equipos de la oficina para poder atender con rapidez al jefe en situaciones de urgencia.

Decálogo del ahorro del tiempo

1.    Mantener siempre en orden el espacio de trabajo, tanto la mesa, como el buró y las gavetas.

2.    Saber usar todos los aparatos de la oficina: computadoras, fax, fotocopiadoras, etc., para obtener el máximo rendimiento. En caso necesario, debe asistir a cursos.

3.    Mantener permanentemente organizado el archivo.

4.    Llevar al día la correspondencia de entrada y salida.

5.    Finalizar siempre las tareas que comience.

6.    Conocer las distintas fórmulas de envío de materiales (mensajeros, valijas, correos, etc.)

7.    Evitar interrupciones prolongadas del trabajo. No dilatar las conversaciones telefónicas, los cambios de impresiones en el pasillo, etc.

8.    Reunirse con el jefe al comenzar la jornada laboral para supervisar las tareas del día.

9.    Organizar sistemáticamente el material de oficina, tener siempre a mano lo imprescindible y hacer con regularidad las peticiones de material necesario al departamento de suministros.

10.   Tener en el buró una agenda telefónica actualizada, lo que facilitará todas las llamadas.

Decálogo de la Secretaria

1.    La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática.

2.    El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios adaptados a la labor que realiza.

3.    La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción, la eficacia, la lealtad y la sencillez.

4.    El conocimiento del idioma, la ortografía y la redacción, son requerimientos básicos, así como también el inglés y la computación.

5.    El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y buen gusto.

6.    La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa en que trabaja.

7.    El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.

8.    Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos.

9.    Ha de saber anticiparse a los posibles problemas, y si en sus manos está, solventarlos.

10.   Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos.