miércoles, 22 de junio de 2011

Herramientas prácticas para la oficina

1.     El manejo del teléfono
2.     El teléfono es el medio de entrar a una empresa quedándose afuera.
3.     La personalidad telefónica de la secretaria tiene que ir "amasada" con cortesía y eficiencia"
4.     El teléfono bien usado puede ser el mejor amigo; mal usado, puede convertirse en el peor enemigo. Las normas más elementales le son conocidas.
5.     Al llamar: identificar claramente a la persona o institución con quien desea comunicarse, y a su propio jefe, empresa o ambos. Si le toca dar un nombre de difícil y rara pronunciación, deletreélo... al responder: mencionar el nombre de la empresa seguido de un saludo: Buenos días o noches.
6.     Al solicitarle la comunicación con la persona "equis", preguntar de parte de quién, y luego para qué asunto.
7.     Si está en su mano dar solución al asunto, déla. Si no está la persona buscada, pedir rerefencias de la persona que llama para poder comunicarse luego.
8.     Cuando la llamada es de larga distancia, dado que las conferencias son caras, ir al grano, y en ningún caso hacer esperar demasiado al interlocutor.
9.     En todo momento se imponen:
10.  La amabilidad, combinando una actitud amistosa y ejecutiva al mismo tiempo;
11.  La claridad, sin prisas, en las informaciones y explicaciones;
12.  La hábil discriminación de los importante y urgente frente a lo secundario

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